 |
Ledelsesrapportering, på baggrund af data fra TheWinner databasen.
Hvilke oplysninger / data / nøgleinformationer har du brug for, for at kunne styre din virksomhed ?
Ved at kombinere TheWinner’s meget brugervenlig interface, hvor det er let og enkelt for brugerne at komme af med informationerne (når først sælgerne og de andre brugere har prøvet TheWinner en gang, vil det efterfølgende være en af de mest naturlige ting at arbejde med TheWinner fremover), med MS Excel’s stærke rapporteringsværktøj, pivot tabeller, så er det næsten kun fantasien der sætter grænser. Nedenfor gives et par eksempler på, hvordan dataene kan rapporteres.
EKSEMPEL 1: OPFØLGNING PÅ TILBUD OG AKTIVITETER I THEWINNER.
Overordnet kan firmaets nøgletal fortælle om det går godt eller dårligt, men de fortæller ikke hvordan resultaterne er fremkommet.
Den største udfordring for firmaets ledelse er ofte at få information om, hvorvidt omsætningen følger budgettet. Er vi ”on track” eller er vi ”bagud”, hvad har salgsafdelingen af nye projekter, hvilke forventninger har den enkelte sælger til de tilbud, der er i omløb osv. Hvis firmaet anvender TheWinner, så ligger grundlaget for denne type information i systemet, og vi kan hjælpe med at gøre dem synlige og anvendelige.
Hvis man anvender TheWinner’s tilbudsdel, er der rig mulighed for at få vist en lang række nøgle informationer om salgstragten/pipelinen. Der er uendeligt mange muligheder, hvorfor vi kan designe visningen, så den matcher din virksomheds behov og ønsker.
Figur 1 viser firmaets salgstragt opdelt på afdelinger. Man ser hvor langt projekterne/ tilbudene er i salgsforløbet, værdien af tilbudene, og den vægtede værdi. (den vægtede værdi, er angivet af sælgeren, og den betegner sandsynligheden for at tilbudet bliver til ordre.)
Ved at angive de enkelte steps i salgsforløbet, har man mulighed for at følge udviklingen af de enkelte tilbud i salgstragten. TheWinner giver ligeledes mulighed for at se en log over ændringer i salgstragten.
Der er her mulighed for at gruppere på flere forskellige elementer f.eks. Afdeling, Ansvarlig sælger, Statusskift år, Statusskift måned, Statusskift uge og Firma navn.
Figur 1: Visning af salgstragten fordelt på afdelinger
I eksemplet i figur 2 kan man f.eks. se at der er tilbud for kr. 253.678 (celle C9) der er skiftet status fra ”10 Sag oprettet (2%)” til ”15 Aftalt møde (5%)”
Figur 2: Visning af ændringer i salgstragten
Eksempel 2: Brug MS Excel pivot tabeller til at få overblik over sælgernes aktiviteter
En af de vigtigste aktiver for et firma er uden tvivl indholdet af salgstragten / pipelinen. Hvad der måske er endnu vigtigere, er det der er på vej ind i pipelinen. Hvis der ikke tilføres nye sager til salgstragten/pipelinen vil virksomheden løbe tør for potentielle sager, der kan ende op som ordre.
Det er derfor meget vigtigt, at man kan danne sig et overblik over, hvad medarbejderne har gang i. De aktiviteter der arbejdes med nu, kan give en indikation af, hvad der kan forventes af nye sager i fremtiden.
Ved at synliggøre hvilke kundetyper, aktiviteter o. lign. sælgeren bearbejder, kan man kontrollere om de matcher firmaets salgsstrategi.
En sælgers succes er minimum baseret på de 3 nedenstående faktorer:
• Flid
• Prioritet
• Kvalitet
En sælger der ikke er flittig, tjener som regel heller ikke penge til virksomheden. Ved at synliggøre aktivitetsniveau, aktivitetstyper o.l. har lederen mulighed for at ændre adfærden på den enkelte medarbejder.
En sælger der er flittig, men arbejder på den forkerte målgruppe = prioritet, kan man guide i den rigtige retning. Når sælgeren fokuserer på de rigtige kunder, vil indtjeningen stige.
Kvaliteten i sælgerens arbejde er svær at måle. En mulighed er at tage stikprøve på udførte aktiviteter, for at se hvorledes sælgeren har forberedt sig, samt hvad udbyttet af den udført aktivitet blev.
I det følgende illustreres, hvordan man får overblik over aktiviteter, der er oprettet og udført i TheWinner. I figur 3 er illustreret en pivot tabel, der tager udgangspunkt i aktiviteter udført af sælgerne fordelt på aktivitetstyperne. Pivot tabellen kan i dette tilfælde grupperes på følgende områder:
• Firmaets prioriteter
• Brugernes afdelinger
• Opfølgnings år
• Opfølgnings uge
• Om opgaven er udført eller ej
Figur 3: Visning af alle aktiviteter
Oversigten kan bruges, hvis man ønsker et overblik over sidste periodes udførte aktiviteter. Har den enkelte sælger levet op til de aftaler, der er indgået med lederen ?
Det er ikke nok at sælgerne er flittige og udfører mange aktiviteter. Det er ligeså vigtigt at de bruger tiden på de rigtige kunde-målgrupper.
Ved du hvilke kunde-målgrupper dine sælgere bruger deres tid på? Hvis man anvender pivot tabellen, kan man ved nogle enkle klik med musen få svaret.
Gode relationer til kunden har altid været drivkraften i en salgssituation. Den stadigt hårdere konkurrence kræver imidlertid større fokus på kunderelationer. Har du råd til at salgsindsatsen ikke er rettet mod de kunder med størst potentiale? – med andre ord bearbejder dine sælgere de rigtige kunder j.fr. firmaets overordnede strategi ?
En klog mand har engang sagt: ”Uden statistik har vi ingen mulighed for at finde ud af, hvad det er, der er galt.” - Frank Bettger ”En sælgers vej til succes”
Som illustreret ovenfor så kan TheWinner dataene kombineret med MS Excel give en hjælpende hånd i den daglige styring af virksomheden.
CASESTORY.
Pivot tabellen i figur 3 viste at Anders Andersen er den flittigste af sælgerne, men arbejder han også på de rigtige kunder ?? Resultatet vises ved at gruppere på sælgere og vælge sælgeren ved navn Anders Andersen, se figur 4.
Der er vist basis for en samtale med Anders Andersen for at få justeret hans arbejdsfordeling. Da virksomhedens primære indtjening kommer fra A og B kunder, er det vigtigt at ressourcerne bruges på disse, og ikke på F kunder som Anders Andersen har fokuseret på.
Figur 4: Visning af udførte aktiviteter af Anders Andersen
Eksempel fra bogen "En sælgers vej til succes"
Statistikken viste, at 70 procent af mine forretninger blev afsluttet ved den første samtale, 23 procent ved den anden og kun 7 procent ved den tredje eller senere. Men hør nu blot: 50 procent af min tid anvendes til at få fat i de 7 procent. "Så hvorfor have alt det mas med de 7 procent".
Denne statistik kan trække direkte ud af TheWinner og præsenteres i f.eks. en pivot tabel.
Definition af pivot: "tap hvorom noget drejer sig; pivotere - dreje sig om en tap"
|
|
|
|
|